Política de Retenção e Descarte
Atualizado em 24 de outubro de 2026 · Versão 2026-10-24
Índice deste documento
Publicada em 24 de outubro de 2026. Integra os Termos de Uso, a Política de Privacidade e o Aditivo de Tratamento de Dados da plataforma InovaOdonto, fornecida por 68.217.127 LUCAS LOTTI TONIETO, CNPJ 68.217.127/0001-09.
1. Abrangência e critérios
Esta política abrange dados no banco, arquivos, documentos assinados, exportações, registros, e-mails arquivados, prestadores e cópias de segurança. Prazo de retenção identifica categoria, finalidade, marco inicial, obrigação e destino. Bloqueio por pagamento ou marca de exclusão lógica não comprovam descarte físico.
O vencimento de prazo não dispensa análise de guarda clínica, fiscal, probatória ou judicial. Também não autoriza conservação indiscriminada de dados dispensáveis. Toda exceção deve ter escopo mínimo, justificativa, responsável e revisão. Pedidos em andamento e disputas documentadas suspendem a destinação do escopo necessário.
2. Prazos por categoria
| Categoria | Marco e prazo | Destinação |
|---|---|---|
| Prontuário, anamnese, evolução, imagens, documentos e evidências clínicas | Referência mínima de 20 anos após o último registro do prontuário, com exame de exceções e normas aplicáveis | Clínica organiza guarda, transferência e destino; não destruir por simples cancelamento |
| Dados operacionais sem guarda especial após encerramento | 90 dias de transição a partir do fim do acesso completo pago; eliminação elegível em até 30 dias depois de satisfeitas as condições | Excluir o dispensável; segregar o mínimo de guarda necessária |
| Teste sem contratação | 90 dias após o término do teste; dados elegíveis seguem a etapa de eliminação de até 30 dias | Dados clínicos reais seguem proteção de prontuário; não aplicar expurgo automático de teste a eles |
| Cadastro, oferta, aceites e protocolos contratuais mínimos | Durante o contrato e referência de 5 anos do encerramento ou do protocolo pertinente, com revisão por documento e obrigação | Guardar prova mínima, sem conservar toda a base clínica como prova de contrato |
| Documentos fiscais e contábeis | Prazo e marco próprios à espécie e obrigação; referência operacional de 5 anos sujeita à classificação fiscal aplicável | Financeiro e responsável contábil definem vencimento e fundamento |
| Financeiro da clínica e auditoria ligada a prontuário/documento | Prazo específico documentado pela clínica conforme finalidade, integridade e obrigação | Preservar o que sustenta documento ou lançamento legítimo; não aplicar eliminação global indiscriminada |
| Registros mínimos de acesso à aplicação | 6 meses da ocorrência na hipótese aplicável; preservação adicional quando legitimamente exigida | Acesso restrito e eliminação ao vencer |
| Logs técnicos comuns | 90 dias do evento | Excluir ou anonimizar quando apropriado; separar evidência com guarda própria |
| Arquivo interno mascarado de e-mails | 90 dias do envio | Eliminar cópia interna; comprovantes necessários ficam separados pelo prazo específico |
| Métricas regionais agregadas de acesso | 35 dias da janela | Remover contadores; sem vínculo com pessoa ou clínica nesse conjunto |
| Pacotes preparados para exportação | Link privado por 7 dias; remoção do pacote em até 30 dias da entrega/expiração, salvo problema ou reemissão documentada | Apagar cópia temporária sem apagar a origem por esse motivo |
| Arquivos temporários sem referência ativa | Até 7 dias do encerramento/falha comprovados, após inventário | Não excluir arquivos de prontuário ou processamento ainda válido |
| Chamados comuns de suporte | 24 meses do encerramento, com minimização | Incidentes, disputas e evidências necessárias seguem prazo próprio |
| Leads e marketing | Até 24 meses do último contato, ou fim da finalidade/revogação quanto ao dispensável | Retirar de campanhas e eliminar excedente; lista mínima de oposição fica segregada e revista anualmente |
| Registro de incidente | Mínimo de 5 anos do registro, ou prazo maior justificado | Guarda restrita para prestação de contas |
| Backups | Rotação técnica ordinária de 30 dias da cópia; expurgo residual de até 90 dias após eliminação válida na origem | Restrição de uso e acompanhamento de expiração; retenção excepcional individualizada |
Uma referência de cinco anos não é prazo legal universal para todo documento. Prazos especiais, suspensão e preservação judicial precisam ser avaliados no caso concreto. Dados efetivamente anonimizados só recebem esse tratamento depois de avaliação de reidentificação; retirar nomes não é suficiente por si só.
3. Saída da plataforma e teste
O fim do acesso completo pago ou do teste inicia a janela de transição de 90 dias. Há 15 dias de consulta conforme os Termos, seguidos de bloqueio ordinário. A transição permite pedir cópia e organizar destino; não amplia acesso completo nem cria cobrança automática.
O responsável pode pedir exportação em Configurações → Exportar Dados ou pelos canais oficiais, mesmo com assinatura bloqueada. O atendimento é assistido: contato em um dia útil; preparação em até cinco dias úteis depois de identidade e escopo confirmados; link restrito por sete dias. Grande volume exige cronograma justificado e acordado, sem prorrogar unilateralmente prazo legal.
Serão previstos avisos na saída e antes do término da transição, com referências de 60 e 80 dias. Pedido protocolado no prazo permanece em atendimento e impede o descarte de seu escopo até conclusão e resolução de falha de entrega.
4. Transferência e guarda de prontuários
A clínica permanece responsável pela guarda legal do prontuário e pode recebê-lo ou indicar custodiante autorizado. A transferência deve incluir dados e arquivos necessários à compreensão, manifesto, verificação de integridade e confirmação de recebimento e capacidade de leitura. Clicar num link não prova, sozinho, que toda a cópia está íntegra.
Depois da transferência válida, a clínica pode instruir a eliminação da cópia do operador, observadas obrigações específicas, autenticidade, litígios e demais impedimentos. A eliminação no operador não encerra a guarda no destino. A assinatura não inclui hospedagem gratuita por vinte anos depois do encerramento.
Sem resposta ou destino válido, prontuários não entram em expurgo automático. O caso será encaminhado ao encarregado e responsável jurídico para solução de custódia, transferência ou medida cabível, com acesso restrito e revisão a cada 90 dias. Não há autorização para abandonar dados ou cobrar serviço extraordinário sem contratação própria; cópia obrigatória não depende dessa cobrança.
5. Solicitações e impedimentos
Pedidos de titulares são protocolados e a identidade é verificada de forma proporcional. Quando operador dos pacientes, o InovaOdonto encaminha à clínica e coopera; quando controlador de finalidade própria, decide e responde.
Dados elegíveis na base ativa têm compromisso de eliminação em até 30 dias depois de confirmação, decisão e verificação de impedimentos, respeitado prazo legal mais rigoroso. Uma conservação ou recusa parcial deve informar categorias, fundamento e prazo ou evento de revisão.
Preservação por processo, ordem ou investigação deve indicar responsável, escopo mínimo, início, revisão e liberação. Não se usará impedimento genérico para manter toda a base sem finalidade e acompanhamento.
6. Execução e comprovação
A destinação pode exigir trabalho humano e conferência administrativa. Não se promete que um botão exclua automaticamente toda a clínica. Antes da execução, inventariar categorias e locais, validar a clínica e as referências, revisar instrução, prazos, guarda e impedimentos e obter as aprovações necessárias.
O procedimento deve alcançar banco, objetos e versões, derivados, pacotes e prestadores aplicáveis. Remoção lógica de arquivo não comprova remoção dos bytes; a conclusão física precisa ser confirmada. Falhas mantêm a solicitação aberta. Não se alteram evidências assinadas para aparentar anonimização; elas têm decisão própria de conservação ou destino.
A confirmação informará protocolo, escopo, método, datas, verificação, exceções e previsão ou resultado de expurgo residual. O comprovante não deve copiar desnecessariamente o conteúdo clínico eliminado para outro arquivo de auditoria.
7. Backups e recuperação
Cópias de segurança destinam-se à recuperação, com acesso restrito. A rotina técnica prevê duas cópias diárias e rotação ordinária de 30 dias. Execução, expiração e capacidade de restauração precisam de conferência operacional; configuração não é prova de recuperação bem-sucedida.
O prazo residual de até 90 dias é contado da eliminação válida na origem e considera cópias e prestadores. Retenção excepcional necessária é segregada, justificada e revista. Uma restauração deve reconciliar eliminações e restrições posteriores à cópia antes de reabrir o acesso, evitando reintroduzir dados já legitimamente eliminados.
8. Governança e atualização
A clínica instrui sobre seus pacientes; o encarregado revisa exceções e direitos; a operação executa e verifica; o responsável fiscal classifica documentos correspondentes. Há revisão anual e quando mudam lei, finalidade, serviço ou prestador. Alterações materiais seguem os avisos e as regras de aceite dos Termos.
Contato: privacidade@inovaodonto.com. Consulte as versões dos documentos.